Introdução
Na intenção de agilizar ainda mais a rotina do escritório, desenvolvemos uma ferramenta que realiza o monitoramento da distribuição de novos processos. Dessa forma, o escritório toma conhecimento da existência de um processo antes mesmo da citação do cliente.
Onde Acessar
Acesse o módulo de Movimentações -> Processos Distribuídos. Serão listados os novos processos cadastrados nos tribunais conforme os termos monitorados.
Passo a passo: como cadastrar um novo termo
Ao acessar a aba de Processos Distribuídos, você vai encontrar, ao lado do nome do módulo, uma aba chamada “Termos monitorados”, onde são cadastrados e gerenciados os termos usados na coleta de distribuições processuais.
Após clicar em “Termos Monitorados”, abrirá a janela onde você pode visualizar todos os termos cadastrados e também cadastrar novos:
Clique em +NOVO. Uma nova tela se abrirá e você poderá selecionar se deseja monitorar o nome de uma pessoa física ou de uma pessoa jurídica.
Ao cadastrar um novo termo (+NOVO), defina:
1. Termo: O nome a ser monitorado;
2. CPF: para monitorar pessoa física;
3. Parte: Réu, Autor, ou ambos.
4. Tipo de pesquisa:
- Exatamente Gramatical: o processo é capturado quando o termo monitorado é encontrado em sua exata escrita e ordem entre os dados das partes. Para casos em que o termo de pesquisa pode ter mais de uma forma de escrita nos cadastros dos processos, é necessário cadastrar as variações — que também serão capturadas por exatidão gramatical.
- Exatamente Igual: a captura é feita exatamente igual ao termo cadastrado — não é levada em conta apenas uma parte do termo, e sim o termo por completo. Por exemplo, para o termo cadastrado “JOSÉ AMARO SILVA” (Autor ou Réu), não seriam capturados:
– “LEONARDO JOSÉ AMARO DA SILVA” (o termo “LEONARDO” não faz parte do termo cadastrado)
– “JOSÉ AMARO DA SILVA AMORIM” (o termo “AMORIM” não faz parte do termo cadastrado)
– “JOSÉ AMARO AMORIM DA SILVA” (o termo “AMORIM” não faz parte do termo cadastrado) - Exatamente Fonética: o processo é capturado quando o termo monitorado for foneticamente igual à escrita do processo distribuído. Principais ganhos desse tipo de pesquisa:
– Igualdade fonética entre S e Z
– Igualdade fonética entre E e I
– Igualdade fonética entre M e N - Pontos de atenção deste tipo de pesquisa:
– S ou Z no final do termo também é desconsiderado.
– A repetição de uma letra sequencial (ex.: “LL” e “L”) é desconsiderada.
– Não deve ser usado se o termo tiver uma única palavra — nesse caso, cadastre por Exatamente Gramatical.
– Não deve ser usado se o termo tiver duas ou mais palavras em que as duas primeiras tenham até 3 caracteres — nesse caso, também cadastre por Exatamente Gramatical.
– Como vantagem, esse tipo de pesquisa amplia a captura de novos processos diante das muitas possibilidades de escrita nos cadastros dos tribunais — mas o uso incorreto (termo curto/genérico demais) pode gerar volume relevante de processos indesejados.
– Ainda assim, esse tipo de pesquisa não isenta a necessidade de cadastrar variações dos termos, já que os grupos fonéticos podem não suprir todas as possibilidades de escrita nas fontes oficiais.
1. Termo: O nome a ser monitorado;
2. CNPJ: para monitorar pessoa jurídica;
3. Parte: Réu, Autor, ou ambos;
4. Tipo de pesquisa: Exatamente Gramatical, Exatamente Igual ou Exatamente Fonética.
Observação: O CPF/ CNPJ não é obrigatório, mas é recomendado. Ao preenchê-lo, o sistema vincula o documento ao nome cadastrado, o que torna a coleta mais precisa e assertiva. Caso o campo fique em branco, a coleta das distribuições processuais continua ocorrendo normalmente, apenas com base no nome/razão social informado.
Evite termos genéricos — Antes de avançar com o cadastro do termo, pedimos que atente para a importância de evitar o uso de nomes genéricos. A escolha de termos mais específicos é crucial para prevenir a coleta excessiva de dados, protegendo assim o seu pacote de dados e evitando custos adicionais desnecessários. Sua atenção a este detalhe é vital para assegurar um uso mais eficiente e econômico desta funcionalidade!
Ações disponíveis em uma distribuição processual
Ao lado do processo, você também vai encontrar os seguintes atalhos:
- Abrir Processo eletrônico, onde o sistema vai direcionar para a aba do tribunal
- Cadastrar prazo, onde o sistema irá direcionar para um novo agendamento
- Cadastrar novo processo, podendo cadastrar o processo em sua base do escritório
- Imprimir – Você poderá realizar a impressão do processo
- Marcar como lido – Você poderá marcar o processo como lido, dessa forma você estará ciente do novo processo
- Excluir – Você também pode realizar a exclusão desse processo, caso seja um processo coletado por nome homônimo ao termo monitorado
Status dos Termos
Para ver seus termos cadastrados, basta estar dentro do módulo Processos Distribuídos, na tela com o resumo de todos os processos. Ao lado do nome do módulo existe um botão “Termos Monitorados” que, ao ser clicado, exibe todos os termos cadastrados para o seu escritório.
Observação: Esses termos monitorados não têm relação com os termos monitorados de publicações e intimações.
Ao clicar no gatilho ‘’Termos Monitorados’’, é exibida a tela com todos os termos monitorados cadastrados, estando eles ativos, inativos ou validando:
Na coluna status, Ativo quer dizer que o termo está ativo e sendo monitorado. Caso não queira mais que o termo seja monitorado, ao lado do status há o botão de desativar:
Se o status estiver como Validando, quer dizer que está sendo validado se está tudo correto com o termo para ser cadastrado e monitorado:
E caso esteja Inativo, quer dizer que esse termo não está mais sendo monitorado. Para reativá-lo, basta clicar sobre o botão verde de ativar:
O que é (e o que não é) capturado pela ferramenta
A ferramenta coleta as distribuições processuais disponibilizadas pelos tribunais em que o termo monitorado cadastrado (Nome e/ou CPF/CNPJ) seja mencionado. Se o termo não for mencionado exatamente como cadastrado, a coleta não ocorre — por isso a forma como o termo é registrado é o fator mais importante para o funcionamento correto do monitoramento.
Cadastre variações do termo. É comum que uma mesma parte apareça de formas diferentes nas distribuições dos tribunais — por exemplo, com o final “LTDA”, sem o final “LTDA”, com razão social abreviada, etc. Por isso, recomendamos que o escritório verifique como a empresa (ou pessoa) foi citada nas últimas distribuições processuais antes de cadastrar o termo, e use isso como base para registrar o termo — e suas variações — da forma como ele realmente costuma ser citado pelos tribunais.
A captura não é retroativa. A plataforma não busca distribuições processuais já ocorridas antes do cadastro do termo — ela captura apenas novas distribuições a partir do momento em que o termo é ativado. Distribuições anteriores à ativação não aparecerão na listagem.
O termo parou de capturar novos processos: o que fazer?
Caso um termo que já capturava processos normalmente pare de retornar novos resultados, ou você identifique uma falha no monitoramento:
- Confira se o status do termo continua Ativo (não foi desativado sem querer).
- Revise a escrita do termo e suas variações cadastradas — mudanças na forma como o nome aparece nos tribunais podem exigir o cadastro de novas variações.
- Verifique se o tipo de pesquisa (gramatical/igual/fonética) ainda é o mais adequado para o padrão de escrita observado nos tribunais monitorados.
- Se tudo estiver correto e a situação persistir, contate o suporte informando o termo monitorado e exemplos de processos que deveriam ter sido capturados e não foram.
Conclusão
Com a ferramenta de monitoramento de processos distribuídos, o escritório antecipa a chegada de novos casos e se prepara adequadamente antes mesmo da citação do cliente, ganhando eficiência e controle.
Dúvidas
Qualquer dúvida ou caso notem alguma irregularidade, entre em contato com nosso suporte, você pode abrir um ticket através deste link:
https://faleconosco.easyjur.com/
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