Introdução
Na intenção de agilizar ainda mais a rotina do escritório, desenvolvemos uma ferramenta que realizará o monitoramento da distribuição de novos processos. Dessa forma, o escritório tomará conhecimento da existência de um processo antes mesmo da citação do cliente.
Onde Acessar
Acesse o módulo de Movimentações -> Processos Distribuídos:
Será aberto para você o módulo de processos distribuídos, neste módulo serão listados os novos processos cadastrados nos tribunais conforme os termos que estão sendo monitorados.
Funcionamento
Ao acessar a aba de Processos Distribuídos, você vai encontrar ao lado do nome do módulo, uma aba chamada “Termos monitorados”, nesta aba, serão cadastrados e gerenciados os termos a serem monitorados para a coleta de processos:
Após clicar na aba acima, irá abrir a seguinte janela, onde você poderá visualizar todos os termos cadastrados e também cadastrar novos, conforme abaixo:
Para cadastrar um novo termo, clique em “+NOVO”. Uma nova janela será exibida, onde você deverá inserir as informações necessárias. Primeiro, defina o TERMO, o qual é o nome a ser monitorado. Em seguida, selecione a PARTE do processo a ser monitorada, como Réu, Autor, ou ambos. Além disso, escolha o tipo de pesquisa que nosso robô realizará ao coletar o processo. Disponibilizamos três tipos de pesquisa para atender às suas necessidades:
- Exatamente Gramatical: Para este tipo de pesquisa, o processo de interesse é capturado quando o termo monitorado é encontrado
em sua exata escrita e ordem entre os dados das partes.
Para casos onde o termo de pesquisa pode ter mais de uma escrita nos cadastros dos processos, é necessário haver o cadastro de variações, no qual também serão capturadas por exatidão gramatical. - Exatamente Igual: Nessa pesquisa, o nosso robô realiza a captura dos processos exatamente igual ao termo cadastrado, ele não leva em conta apenas uma parte do termo, ele leva em conta o termo por completo, como no exemplo abaixo: Autor ou Réu – JOSÉ AMARO SILVA
Este tipo de pesquisa NÃO SERÃO CAPTURADOS os seguintes exemplos de partes:
LEONARDO JOSÉ AMARO DA SILVA: Termo LEONARDO não faz parte do termo cadastrado para pesquisa
JOSÉ AMARO DA SILVA AMORIM: Termo AMORIM não faz parte do termo cadastrado para pesquisa
JOSÉ AMARO AMORIM DA SILVA: Termo AMORIM não faz parte do termo cadastrado para pesquisa - Exatamente fonética: Para este tipo de pesquisa, o processo de interesse é capturado quando o termo monitorado for foneticamente igual à escrita do processo distribuído. São exemplos dos principais ganhos:
- Igualdade fonética entre S e Z
- Igualdade fonética entre E e I
- Igualdade fonética entre M e N
- Ainda, este tipo de pesquisa não isenta a necessidade de inclusão de VARIAÇÕES dos termos, visto que os grupos fonéticos poderão não suprir todas as possibilidades de escritas nas fontes oficiais
Antes de avançar com o cadastro do termo, pedimos que atente para a importância de evitar o uso de nomes genéricos. A escolha de termos mais específicos é crucial para prevenir a coleta excessiva de dados, protegendo assim o seu pacote de dados e evitando custos adicionais desnecessários. Sua atenção a este detalhe é vital para assegurar um uso mais eficiente e econômico desta funcionalidade!
Ao lado do processo, você também vai encontrar os seguintes atalhos:
– Abrir Processo eletrônico, onde o sistema vai direcionar para a aba do tribunal
– Cadastrar prazo, onde o sistema irá direcionar para um novo agendamento
– Cadastrar novo processo, podendo cadastrar o processo em sua base do escritório
– Imprimir – você poderá realizar a impressão do processo
– marcar como lido – Você poderá marcar o processo como lido, dessa forma você estará ciente do novo processo
– excluir – você também pode realizar a exclusão desse processo, caso seja um processo coletado por nome homônimo ao termo monitorado
Status dos Termos
Tenho termos cadastrados, e como eu vejo eles?
Para ver seus termos cadastrados bastar estar dentro do módulo Processos Distribuídos na tela onde tem o resumo de todos os processos, ao lado do nome do Módulo existe um botão “Termos Monitorados” que ao clicar será exibido todos os termos cadastrados para seu escritório. OBS.: esses termos monitorados não tem relação com os termos monitorados para suas publicações e intimações!!
Ao clicar sobre o botão de Termos Monitorados, será exibido para você a tela com todos seus termos monitorados que estão cadastrados, estando eles ativos, inativos ou validando Veja:
Na coluna status estando Ativo quer dizer que o seu termos está ativo e sendo monitorado.
Caso você não queira mais que o termo seja monitorado, ao lado do status, possui o botão de desativar:
Se o status estiver como Validando quer dizer que está sendo validado se está tudo correto com o termo para ser cadastrado e assim monitorado.
E caso esteja Inativo quer dizer que esse termo não está mais sendo monitorado, e caso deseje voltar ele para ser monitorado, basta clicar sobre o botão verde de ativar como mostra imagem abaixo:
Conclusão
Com a implementação da ferramenta de monitoramento de processos distribuídos, você está pronto para otimizar como seu escritório gerencia a distribuição de novos processos. Agora, você pode antecipar a chegada de novos casos e se preparar adequadamente antes mesmo da citação do cliente.
Utilizando essa ferramenta, você ganha uma vantagem significativa na eficiência e no controle dos seus processos. A integração dessa funcionalidade em sua rotina permitirá um acompanhamento mais ágil e uma resposta mais rápida às novas demandas.
Dúvidas
Qualquer dúvida ou caso note qualquer irregularidade, entre em contato com nosso suporte que prontamente te ajudaremos! Você pode entrar em contato conosco abrindo um ticket para nosso suporte nesse link: Form (hsforms.com). Ao abrir o ticket, descreva com bastante detalhes para podermos te ajudar melhor.
Esperamos ter te ajudado!