Introdução
Neste artigo, abordaremos a Biblioteca Digital e sua importância para a gestão eficiente de documentos. Semelhante ao sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), a Biblioteca Digital permite que você adicione, remova, visualize e baixe arquivos com facilidade. No entanto, a principal diferença é que, enquanto o GED está vinculado a processos e registros específicos do sistema, a Biblioteca Digital oferece uma abordagem mais flexível e independente. Ao entender como utilizar essa ferramenta, você poderá otimizar o armazenamento e o acesso aos seus documentos de maneira mais eficiente.
O que é a Biblioteca Digital
A Biblioteca digital possui o mesmo funcionamento que o GED, ou seja, nela é possível adicionar, remover, visualizar ou baixar arquivos de documentos. A diferença da biblioteca digital com o GED é que ela não está exclusivamente vinculada a um processo, agenda ou qualquer outro registro do sistema. Para conhecer melhor o funcionamento do GED clique aqui.
Onde acessar
Para acessar a biblioteca digital, clique em configurações > Biblioteca Digital
Como utilizar
Para anexar um arquivo, primeiro você precisa clicar no botão de “Selecionar arquivos”, selecionar os registros desejados e dessa forma os mesmos serão anexados e disponíveis para download e pré-visualização.
Como na tela abaixo, é possível pré-visualizar, excluir e realizar downloads de arquivos assim como funciona no GED.
Relatório em segundo plano
Quando você irá tentar emitir um relatório muito grande, como, por exemplo, todos os processos da base, o sistema emite um Pop-Up de que o relatório será gerado em segundo plano e disponibilizado na biblioteca digital, portanto, o relatório está disponível na biblioteca digital em alguns instantes, podendo variar de minutos a horas o tempo de espera, conforme o tamanho do relatório.
Conclusão
Neste artigo, exploramos a Biblioteca Digital e sua funcionalidade.
Utilizar a Biblioteca Digital para armazenar e gerenciar seus documentos pode trazer mais liberdade e praticidade ao seu fluxo de trabalho, permitindo um acesso mais organizado e eficiente às informações. Em suma, adotar a Biblioteca Digital é uma estratégia valiosa para melhorar a gestão documental e aumentar a produtividade.
Dúvidas
Qualquer dúvida ou caso note qualquer irregularidade, entre em contato com nosso suporte que prontamente te ajudaremos! Você pode entrar em contato conosco abrindo um ticket para nosso suporte nesse link: Form (hsforms.com). Ao abrir o ticket, descreva com bastante detalhes para podermos te ajudar melhor.
Esperamos ter te ajudado!