Este artigo tem como objetivo ensinar de forma clara e prática como utilizar um sistema de workflows. Aqui, você aprenderá a automatizar processos, definir fluxos de trabalho e melhorar a eficiência operacional, garantindo que as tarefas sejam executadas de maneira organizada e consistente.
Como Cadastrar o WorkFlow
Acesse o módulo de Agenda e clique no ícone da “Engrenagem” localizado no canto superior direito
Ou acesse as Configurações > Cadastro de Workflow:
Obs: Apenas Administradores e coordenadores possuem acesso às configurações do workflow.
Ao clicar você será direcionado para o módulo onde poderá lançar novos workflows, clicando no botão +Novo, será possível iniciar um cadastro.
Tela de cadastro
Após isso, irá abrir a tela de cadastro, e funciona da seguinte maneira:
Usamos como exemplo abaixo, um workflow para prazos de 15 dias, colocamos Tipo = “Prazo Processual”, prazo Interno = 14, ou seja, a data interna será atribuída para 14 dias após a data da publicação e, prazo Fatal = 15 para cumprir esse prazo.
A contagem pode contemplar ou não “sábados e domingos” e “feriados”, para definir basta atribuir nos campos conforme indicado abaixo:
Nesta mesma tela, temos o campo de “Andamento Automático”, no qual você pode selecionar 3 modalidades:
- Gerar andamento processual: Ao concluir o evento vinculado a um processo, automaticamente é lançado um andamento administrativo com o conteúdo do agendamento.
- Gerar andamento do projeto: Ao concluir o evento vinculado a um projeto, automaticamente é lançado um andamento administrativo com o conteúdo do agendamento.
- Todos: Ao concluir o evento vinculado a ambos (processo e projeto), automaticamente é lançado um andamento administrativo com o conteúdo do agendamento.
Campo “Automático”:
Se você deixar marcado, estará permitindo que este workflow se torne dependente de outro. Consulte nosso artigo de Workflow dependente clicando aqui
Campo “Restringir alteração de eventos”:
Isso quer dizer que apenas Administradores, Coordenadores e Responsáveis alteram os eventos.
A Data Fatal poderá ser editada apenas por Administradores e Coordenadores.
Etapas do Workflow
* Disponível nos planos Enterprise e Growth
A função desta aba é extremamente importante, e tem como objetivo dividir o evento principal em pequenas tarefas que poderão ser delegadas ou não para diferentes colaboradores.
No exemplo abaixo, temos a seguinte sequência de etapas:
- Emitir Guia de Custas: Com o prazo interno e fatal 2, ou seja, dois dias após a data de publicação, com o responsável Advogado Consultivo.
- Em seguida temos a etapa “Enviar Guias ao Cliente”, atribuída ao financeiro do escritório que deverá concluir essa atividade 3 dias após a data de publicação.
- Depois de concluir as etapas acima, o Advogado Sênior deverá “Elaborar Petição” com prazo interno e fatal 4.
- Após a elaboração da petição, o Coordenador irá revisá-la.
- Depois de revisar toda a petição, o advogado sênior irá protocolar a petição, e com isso poderá concluir o evento principal.
Obs: Data interna e fatal, geralmente, utilizamos o mesmo prazo. Assim ambas saíram na mesma data
Dependentes
* Disponível nos planos Enterprise e Growth
Nesta aba é opcional o cadastro de um workflow dependente, ou seja, um workflow que será iniciado automaticamente quando o atual for concluído. Para entender como realizar o cadastro de um Workflow dependentes, consulte o nosso artigo clicando aqui
Utilizar o workflow na agenda
Com os workflows já cadastrados, iremos acessar uma nova publicação e selecionar o workflow criado, que neste caso é “Prazo 15 dias”:
Ao clicar, o sistema irá emitir o seguinte alerta, notificando que a data interna e fatal serão inseridas com base na configuração do workflow, clique em “OK”:
Em Seguida irá aparecer a janela listando todas as etapas do workflow, com responsável e data respectivamente, conforme no cadastro do workflow.
Clique em Salvar.
Olhando para as datas do agendamento principal, perceba que a minha data interna e fatal estão para o dia 20/09/2023 e 21/09/2023 respectivamente.
De acordo com as informações que inserimos no cadastro do workflow, 20/09 são 15 dias após a data de publicação 30/08.
Se esse agendamento passar da data fatal, o mesmo ficará atrasado.
Na aba “Etapas Workflow”, irá localizar as etapas cadastradas de acordo com as configurações definidas no cadastro do workflow
Conclusão
Este artigo explicou como utilizar um sistema de workflows. Agora, você está preparado para automatizar processos, definir fluxos de trabalho e melhorar a eficiência operacional, garantindo uma execução organizada e consistente das tarefas do seu escritório.
Dúvidas
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