Introdução
No ambiente dinâmico e exigente dos escritórios jurídicos, a eficiência e a precisão são fundamentais para garantir a satisfação do cliente e a qualidade do serviço prestado. Um dos componentes cruciais para manter essa excelência é o gerenciamento eficaz dos fluxos de trabalho, especialmente no que diz respeito à identificação e resolução de problemas. Nesse contexto, o workflow negativo se destaca como uma ferramenta essencial.
O Que é o Workflow Negativo?
O workflow negativo é um processo estruturado e sistemático utilizado para identificar, registrar e tratar eventos adversos ou situações que não seguem o fluxo de trabalho padrão desejado. Sua implementação no EasyJur permite uma abordagem proativa e preventiva, garantindo que questões sejam resolvidas de maneira eficiente antes que se tornem problemas maiores.
Caso ainda não tenha conhecimento sobre como cadastrar um Workflow, recomendamos que acesse nosso artigo sobre Workflow: Workflow – Easy Doc (easyjur.com)
Nele, você encontrará uma explicação detalhada sobre o funcionamento de um Workflow comum, o que é fundamental para compreender a aplicação e os benefícios do workflow negativo.
Em alguns casos, nos escritórios de advocacia, é necessário utilizar datas negativas para calcular prazos. Essa prática visa antecipar etapas de um processo, evitando a perda de prazos futuros. Ao trabalhar com datas negativas, é possível planejar e organizar as atividades processuais de maneira mais eficiente, garantindo que todas as etapas sejam cumpridas dentro dos prazos estabelecidos.
Fundamento do Artigo
Este documento visa apresentar os conceitos básicos, benefícios e passos para a configuração e utilização do workflow negativo no EasyJur, oferecendo uma visão abrangente de como essa funcionalidade pode melhorar a gestão dos processos jurídicos, aumentando a confiabilidade e a eficiência operacional do escritório.
Como Cadastrar Workflow
Obs.: É importante destacar que apenas os administradores e coordenadores do escritório possuem acesso ao cadastro de workflow.
Para estar realizando o cadastro de um workflow você precisará estar acessando o modulo de configurações localizado no lado esquerdo da tela, entrando no módulo de configurações irá localizar o modulo de cadastro de Workflow conforme na captura de tela abaixo:
Após acessar o módulo de configurações no lado esquerdo da tela e localizar a seção de cadastro de workflow, clique no botão “+Novo”. Este botão, permitirá que você inicie a criação de um novo workflow. A ação abrirá uma nova interface onde você poderá inserir todas as informações necessárias, como nome do workflow, descrição e etapas, conforme nas capturas de tela.
Cadastrando o Workflow Negativo
No exemplo, ao configurar o workflow negativo, no campo “TIPO”, selecione “Audiência”. Em seguida, defina o prazo interno como −3. Isso significa que a data interna será marcada para 3 dias antes da data final informada, que corresponde à data da audiência, por exemplo. Esse ajuste garante que as tarefas sejam concluídas antecipadamente em preparação para a audiência.
Obs.: O Workflow negativo poderá ser utilizado para diversas situações e não se limita apenas a audiências; a audiência é apenas um exemplo.
Além disso, é obrigatório definir o prazo fatal como 0. Isso indica que a data final para a conclusão das tarefas do workflow será exatamente a data da audiência. Dessa forma, todas as etapas do workflow serão alinhadas com a data crucial do evento, garantindo que não haja atrasos.
Após preencher todos os campos na aba principal, é necessário salvar as informações antes de prosseguir para a elaboração das etapas. Para isso, clique no botão azul “Salvar” localizado no canto inferior esquerdo da tela. Isso garantirá que todas as informações inseridas até o momento sejam registradas corretamente no sistema, permitindo que você avance para a próxima fase do processo de criação do workflow.
Etapas do Workflow Negativo
Após salvar as informações na aba principal, clique na aba ao lado, intitulada “Etapas Workflow”, logo após estará clicando em “+Novo” para estar criando as etapas conforme na captura de tela.
Logo após clicar no botão de “+Novo”, você configurará as etapas do workflow, uma função crucial que define as tarefas a serem cumpridas até a data fatal.
Nas etapas, é importante definir os prazos negativos, que representam o número de dias antes da data fatal em que cada tarefa deve ser concluída.
Por exemplo, se uma tarefa precisa ser concluída 3 dias antes da data fatal, você definiria o prazo como −3. Esta configuração assegura que todas as tarefas sejam organizadas e concluídas de forma eficiente, em preparação para a data fatal.
Veja a seguir um exemplo detalhado de configuração das etapas para uma audiência:
- Preparação para audiência: Defina o prazo interno como −3, ou seja, 3 dias antes da data fatal.
- Comprovação da intimação das testemunhas: Defina o prazo interno como −2, ou seja, 2 dias antes da data fatal.
- Enviar link da audiência: Defina o prazo interno como −1, ou seja, 1 dia antes da data fatal.
- Audiência: Por último e mais importante, defina tanto o prazo interno quanto o prazo fatal como 0, correspondendo ao dia exato em que ocorrerá a audiência.
Essa configuração garante que todas as tarefas sejam organizadas e concluídas de forma eficiente, permitindo uma preparação adequada para a data da audiência conforme na captura de tela:
Atenção: Ao cadastrar o workflow negativo, é importante observar se você deseja que os prazos incluam sábados, domingos e feriados. Esta configuração pode ser ajustada conforme necessário.
Certifique-se de definir essas opções conforme as necessidades do seu projeto durante o cadastro do Workflow, para garantir que os prazos sejam calculados corretamente e todas as tarefas sejam concluídas a tempo, conforme demonstrado na captura de tela.
Utilizando o workflow Negativo na Agenda
Para utilizar o Workflow negativo, o parâmetro principal não será a data de publicação (ou data de início), mas sim a data fatal do agendamento principal.
Recomendamos adicionar o último dia para a realização das tarefas, que geralmente é o dia em que ocorrerá a audiência.
Esta data fatal deve constar no teor da publicação. Ao configurar o workflow, certifique-se de definir os prazos negativos adequadamente para que todas as tarefas sejam concluídas dentro do período necessário, garantindo uma preparação eficaz para a audiência.
Passo 1:
No momento da abertura do cadastro da agenda, primeiramente, adicione a data fatal da audiência no campo “Data Fatal”. Essa data servirá como referência principal para o cálculo dos prazos negativos das etapas, garantindo que todas as atividades sejam concluídas dentro do período estipulado, culminando na data da audiência, conforme demonstrado na captura de tela.
Passo 2:
O próximo passo é selecionar o “Tipo de Evento”. No nosso exemplo, será do tipo “Audiência”. Em seguida, selecione o workflow configurado conforme a necessidade.
Esta seleção garantirá que o workflow negativo configurado anteriormente seja aplicado corretamente ao evento, garantindo que todas as tarefas sejam concluídas dentro dos prazos estipulados. A captura de tela demonstrará visualmente onde realizar essas seleções.
Passo 3:
Utilizamos no exemplo uma audiência que ocorrerá no dia 20/08. Os cálculos das etapas foram definidos para dias antes dessa data, conforme segue na captura de tela:
E em seu evento principal, também estará calculado conforme os prazos configurados no workflow.
Obs.: Ao selecionar a opção para não contar sábados, domingos e feriados, o sistema ajustará automaticamente a contagem de dias, excluindo esses dias do cálculo. Assim, nenhuma tarefa ou evento será agendado para ocorrer em um sábado, domingo ou feriado, garantindo que os prazos sejam calculados com base apenas nos dias úteis. Isso assegura que todas as etapas do workflow respeitem as configurações definidas e não sejam programadas para dias em que normalmente não haveria expediente.
Agendamentos Recorrentes
Para agendas recorrentes já configuradas com a opção de não contar sábados, domingos e feriados, o sistema adotará a seguinte lógica:
- Contagem dos Dias: Embora a configuração exclua sábados, domingos e feriados para agendamento, esses dias ainda serão considerados na contagem total dos dias. Por exemplo, se você tem uma contagem de 15 dias para um evento, todos os dias, incluindo fins de semana e feriados, serão contados.
- Ajuste do Agendamento: Se a data final calculada cair em um sábado, domingo ou feriado, o sistema ajustará automaticamente o agendamento para o próximo dia útil. Por exemplo, se a contagem de 15 dias termina em um sábado, o evento será agendado para a segunda-feira seguinte.
Exemplo Prático:
Primeiro Lançamento:
- Data de início: 1º de agosto (terça-feira)
- Contagem de 15 dias inclui todos os dias, terminando em 15 de agosto (sábado)
- Ajuste de agendamento: O evento é marcado para 17 de agosto (segunda-feira)
Segundo Lançamento:
- A contagem de 15 dias começa a partir de 15 de agosto (sábado), mesmo que o primeiro evento tenha sido ajustado para 17 de agosto (segunda-feira)
- Contagem de 15 dias a partir de 15 de agosto (sábado) termina em 29 de agosto (sábado)
- Ajuste de agendamento: O próximo evento será marcado para 31 de agosto (segunda-feira)
Lógica das Agendas Recorrentes:
Ainda sobre as agendas recorrentes, a partir do segundo lançamento, a contagem de dias começará a partir da data originalmente planejada. Por exemplo, se a contagem de 15 dias termina em um sábado, mas a agenda for lançada na segunda-feira seguinte, a contagem para o próximo evento será iniciada a partir do sábado. Isso significa que, embora o agendamento ocorra na segunda-feira, o sistema considera a data original (sábado) para calcular os dias para o próximo evento.
Conclusão
O artigo aborda a implementação e utilização do workflow negativo no EasyJur, uma ferramenta essencial para a gestão eficiente dos prazos em escritórios jurídicos. Destaca-se a importância de configurar corretamente os workflows negativos, considerando a exclusão de sábados, domingos e feriados na contagem dos dias, mas ajustando os agendamentos para o próximo dia útil.
A configuração de workflows negativos permite antecipar etapas dos processos, garantindo que todas as tarefas sejam concluídas antes da data final. O sistema também assegura a continuidade dos prazos em agendas recorrentes, iniciando a contagem a partir da data originalmente planejada, mesmo que o agendamento real ocorra em um dia útil subsequente.
Ao seguir as orientações apresentadas, os escritórios podem melhorar a organização e a eficiência operacional, prevenir atrasos e assegurar a conformidade com os prazos legais, resultando em uma melhor prestação de serviços aos clientes.
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