Introdução
No mundo jurídico, a eficiência na gestão de documentos é crucial para o sucesso do escritório. Neste artigo, vamos mostrar como o sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) irá otimizar como você organiza, armazena e gerencia seus documentos digitais. Aprenda a otimizar o acesso, aumentar a segurança e tornar sua prática mais eficiente. Prepare-se para elevar o nível de organização e controle no seu escritório de advocacia com nossas dicas práticas e eficazes.
O que é o GED?
O GED ou Gerenciador Eletrônico de Documentos está presente em praticamente todos os módulos do sistema, ele tem a função de oferecer ao usuário a possibilidade de anexar arquivos naquele lançamento, seja ele uma agenda, um processo, pessoa, projeto ou financeiro.
Adicionar
Para anexar um arquivo no GED, primeiro você precisa acessar a sua aba que conforme mencionamos antes, está presente em diversos módulos:
Para adicionar um arquivo, você pode clicar no botão ‘Selecionar Arquivo’ e fazer o upload manualmente. Isso o direcionará ao explorador de arquivos do seu computador. Alternativamente, você também pode simplesmente arrastar o arquivo diretamente do explorador de arquivos para a área indicada.
Após adiciona-lo você irá receber a seguinte mensagem.
E ao clicar em Ok você irá visualizar o campo da seguinte forma
Algumas extensões de arquivos possibilita a visualização dos documentos sem a necessidade de download.
Como por exemplo imagens, vídeos, áudios e PDF:
Excluir
E caso queira apagar o arquivo basta clicar em Excluir
Quanto estou consumindo de GED?
Em Configurações > Informações e Segurança você consegue visualizar quantidade contratada e consumida de GED
Após acessar a seção “Informações e Segurança” dentro do módulo de configurações, você encontrará a opção Informações do GED. Nessa seção, será possível observar a quantidade de armazenamento utilizada por módulo, a quantidade total de armazenamento utilizado e a quantidade contratada.
Caso o limite de armazenamento seja alcançado, não será possível adicionar novos documentos ao GED. Nesse caso, será necessário tomar uma das seguintes medidas: adquirir mais espaço de armazenamento (GB) ou excluir arquivos que já foram inseridos.
Conclusão
Este artigo explicou como utilizar o sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Agora, você está preparado para organizar, armazenar e gerenciar seus documentos digitais com mais eficiência, garantindo melhor acesso e segurança das informações em sua organização.
Dúvidas
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